Het logopedisch patiëntendossier: patiëntenrechten
Recht op inzage / afschrift / toevoegen en recht op vernietiging?
Deze vraag is onderdeel van een groter geheel; namelijk dossiervoering in het algemeen. Er zijn verschillende wettelijke regelingen van toepassing op deze vraag; de Wet op de geneeskundige behandelovereenkomst (WGBO) en de Algemene Verordening Gegevensbescherming
Recht op inzage:
In de WGBO (artikel 7:456 Burgerlijk Wetboek) staat: De hulpverlener verstrekt aan de patiënt desgevraagd zo spoedig mogelijk de bescheiden, bedoeld in artikel 7:454 (dit artikel gaat over het verplichte dossier dat de hulverlener volgens de wet moet inrichten) De verstrekking blijft achterwege voor zover dit noodzakelijk is in het belang van de bescherming van de persoonlijke levenssfeer van een ander. De hulpverlener mag voor de verstrekking van het afschrift een redelijke vergoeding in rekening brengen.
De betekenis van dit artikel is dat de patiënt het recht heeft kennis te nemen van stukken, die de gegevens bevatten van de patiënt, waarover de logopedist beschikt. Het recht van de patiënt op kennisneming van deze gegevens heeft een fundamenteel karakter: indien de patiënt dit recht in volle omvang wenst uit te oefenen is er voor een uitzondering geen plaats. (MvT, Kamerstukken II, 21561, nr. 3, p. 3)
Tip: indien een patiënt gebruik wil maken van zijn recht op inzage kan men de patiënt adviseren om tijdens het lezen ervan de logopedist erbij te laten blijven. Op die manier kunnen er geen interpretatiefouten gemaakt worden door de patiënt, omdat eventuele vragen over het dossier direct door de logopedist beantwoord kunnen worden.
Er bestaat echter wel een beperking in het inzagerecht zoals te lezen is in het tweede deel van het artikel; bescherming van de persoonlijke levenssfeer van een ander. De logopedist mag het verzoek van de patiënt alleen naast zich neerleggen als de privacy van een ander dan de patiënt erdoor zou worden geschaad. Inzagerecht in zijn geheel kan niet geweigerd worden. Dat betekent dat de patiënt wel altijd inzage krijgt maar dat die delen die schadelijk zijn voor de privacy van een ander ‘onzichtbaar’ gemaakt moeten worden.
Recht op afschrift:
Voor het verstrekken van een afschrift van het medisch dossier of van gegevens daaruit mag een hulpverlener geen vergoeding vragen. Onder de AVG mogen geen kosten voor het opvragen van een afschrift van het dossier worden gevraagd.
De hoofdregel is dat het kosteloos dient te geschieden, tenzij sprake is van een situatie als bedoeld in artikel 12 lid 5 AVG of artikel 15 lid 3 AVG.
Volgens de AVG mag geen kosten voor het opvragen van een afschrift van het dossier worden gevraagd. Maar, als het verzoek van de betrokkene kennelijk ongegrond of buitensporig is, met name vanwege het repeterend karakter, mag de verwerkingsverantwoordelijke wel een redelijke vergoeding vragen of weigeren om aan het verzoek gevolg te geven (artikel 12 lid 5 AVG).
In artikel 15 lid 3 AVG staat dat als de betrokkene om bijkomende kopieën verzoekt op basis van de administratieve kosten een redelijke vergoeding kan aanrekenen. Dat betreft dus ook een uitzondering om eventueel kosten in rekening te brengen.
Alleen in één van deze gevallen mag een redelijke vergoeding voor het afschrift worden gevraagd. Wat redelijk een redelijke vergoeding is, is nog niet vastgelegd. Ook de Autoriteit Persoonsgegevens heeft hier nog geen formeel standpunt over ingenomen. Vooralsnog kunt u bijvoorbeeld denken aan kosten van een CD of DVD, de portokosten of een redelijke vergoeding per gekopieerde pagina. Het
Versie februari 2019 2
wordt aangeraden om hierover vooraf duidelijk te zijn, bijvoorbeeld in de privacyverklaring op uw website.
Recht van toevoegen:
* Uit de WGBO volgt dat de logopedist verplicht is om een verklaring met betrekking tot de in het dossier opgenomen bescheiden in het dossier op te nemen (artikel 7:454 lid 2 Burgerlijk Wetboek). Die verklaring kan een zienswijze van een patiënt over een aangelegenheid be- vatten die een andere is dan van de betrokken logopedist. De logopedist is verplicht om het verzoek van de patiënt in te willigen. (MvT, Kamerstukken II, 21561, nr. 3, p. 36) Betwijfelt de patiënt of de verklaring inderdaad is opgenomen, dan kan hij om inzage vragen. (artikel 7:456 Burgerlijk Wetboek en artikel 35 lid 1 Wbp).
Gedacht kan bijvoorbeeld worden aan een ouder die het niet eens is met een logopedisch verslag en dit vermeld wil hebben in het dossier.
Recht op verzoek tot vernietiging:
De WGBO, artikel 7:455 lid Burgerlijk Wetboek: De hulpverlener vernietigd de door hem bewaarde bescheiden, bedoeld in artikel 7:454, binnen drie maanden na een daartoe strekkend verzoek van de patiënt. Artikel 7:455 lid 2: Lid 1 geldt niet voor zover het verzoek bescheiden betreft waarvan redelijkerwijs aanneembaar is dat bewaring van aanmerkelijk belang is voor een ander dan de patiënt, alsmede voor zover het bepaalde bij of krachtens de wet zich tegen vernietiging verzet.
Uit dit artikel blijkt dat indien de patiënt de vernietiging wenst van het op hem betrekking hebbende dossier, of een deel daarvan, dat in beginsel dient te geschieden. Ook wanneer de bewaartermijn van vijftien jaar nog niet is verstreken. Aan dit verzoek moet de logopedist binnen 3 maanden voldoen. Het is aan te raden om de patiënt dit verzoek schriftelijk te laten doen en dit verzoek te bewaren. Goed hulpverlenerschap kan met zich meebrengen dat indien daartoe zwaarwegende redenen zijn het verzoek tot vernietiging van (een deel van) het dossier niet wordt ingewilligd. Het is van belang dit met de patiënt te bespreken en eventuele bezwaren van de patiënt opnieuw te wegen. Noteer uw af- en overwegingen altijd in het dossier.
Het verzoek geldt alleen voor het dossier zoals dat is beschreven artikel 7:454 Burgerlijk Wetboek. (Zie ook document: het logopedisch patiëntendossier: Welke gegevens mogen/moeten er wel of niet in?) Persoonlijke werkaantekeningen, fiscale- en financiële gegevens vallen hier niet onder. De logopedist moet in staat zijn om bij een eventuele controle de fiscus of zorgverzekeraar deze gegevens te vertrekken.
In het tweede lid van artikel 7:454 Burgerlijk Wetboek staat een aantal uitzonderingen genoemd. Wanneer kan een logopedist een dergelijk verzoek tot vernietiging naast zich neerleggen? Als eerste uitzondering wordt genoemd: als redelijkerwijs aannemelijk is dat verdere bewaring van aanmerkelijk belang kan zijn voor een ander dan de patiënt.
Men kan dan denken aan de logopedist zelf (of iemand die voor hem waarneemt of in loondienst is), in geval de patiënt een gerechtelijke procedure tegen deze persoon heeft aangespannen. Of men kan denken aan een nakomeling van de patiënt in geval deze een erfelijke ziekte heeft.
De tweede uitzondering gaat op indien vernietiging zich tegen een wettelijk voorschrift verzet.
Logopedisten zullen hier zelden mee te maken hebben. Een voorbeeld bij artsen is een weigering in een situatie van kindermishandeling. Dan geldt de KNMG meldingscode; een bewaartermijn tot het 34ste levensjaar. Bij een verzoek tot vernietiging kan de arts dit naast zich neerleggen.
Ook de AVG kent het recht om een verzoek tot wijziging van persoonsgegevens of vernietiging in te dienen (hoofdstuk 3 AVG). In dit artikel staat dat patiënten kunnen verzoeken om gegevens te
Versie februari 2019 3
verbeteren, aan te vullen, af te schermen of te verwijderen indien deze feitelijk onjuist zijn, voor het doel of de doeleinden van de verwerking onvolledig of niet ter zake dienend zijn dan wel anderszins in strijd met een wettelijk voorschrift worden verwerkt. De logopedist moet de verzoeker binnen 4 weken na de ontvangst van het verzoek schriftelijk berichten of dan wel in hoeverre zij daaraan voldoet. Een weigering moet met redenen omkleed zijn. De regeling van de WGBO en de AVG gelden afzonderlijk van elkaar, waarbij ingeval van strijdigheid de AVG (Europese verordening) prevaleert boven de WBGO (nationale wetgeving).
Tot slot:
De logopedist dient er dus rekening mee te houden dat er bij een verzoek om inzage, afschrift of vernietiging altijd een schriftelijk antwoord gegeven moet worden, met redenen omkleed, of er aan het verzoek wordt voldaan of niet. Meer in het algemeen zal de logopedist zich bewust moeten zijn van deze rechten van de patiënt en zijn werkzaamheden zo moeten inrichten dat de patiënt in staat wordt gesteld deze rechten te kunnen uitoefenen.

Het logopedisch patiëntendossier:
Archivering; bewaarplicht, zorgvuldig bewaren & geheimhouding?
Deze vraag is onderdeel van een groter geheel; namelijk dossiervoering in het algemeen. Er zijn verschillende wettelijke regelingen van toepassing op deze vraag; de Wet op de geneeskundige behandelovereenkomst (WGBO) en de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG).
De bewaartermijn:
De algemene bewaartermijn van een dossier is 15 jaar. Dit staat in de WGBO (artikel 7:454 lid 3 Burgerlijk Wetboek): de hulpverlener bewaart de bescheiden gedurende vijftien jaren, te rekenen vanaf het tijdstip waarop zij zijn vervaardigd, of zoveel langer als redelijkerwijs uit de zorg van een goed hulpverlener voortvloeit.
Deze bewaartermijn bedroeg aanvankelijk tien jaar, maar met terugwerkende kracht tot de inwerkingtreding van de WGBO werd ze verlengd tot 15 jaar.
De bewaartermijn geldt ook bij het overlijden van de patiënt. Het overlijden van de patiënt is dus geen reden om het dossier te vernietigen.
Als aanvangstermijn staat in de wet het moment dat de gegevens zijn opgesteld. Dat betekent dat de termijn aanvangt op het moment dat de logopedist de gegevens vervaardigt. Dit leidt tot het onpraktische resultaat dat de verschillende stukken die in de loop van de behandeling ontstaan, elk hun eigen bewaartermijn hebben. In de praktijk is algemeen aanvaard dat men het einde van de behandeling als aanvangsmoment hanteert.
Een langere termijn:
De termijn kan langer zijn indien dat redelijkerwijs uit de zorg van een goed hulpverlener voortvloeit. Of dat zo is hangt af van de omstandigheden van het geval. Zowel de logopedist als de patiënt kan deze langere bewaartermijn bewerkstelligen. Het langer bewaren is vooral van belang in situaties van langlopende en terugkerende behandelingen, bijvoorbeeld bij chronische ziekten en erfelijke aandoeningen.
Minderjarigen en langere termijn:
In de WGBO wordt geen onderscheid gemaakt tussen dossiers van minderjarige en meerderjarige patiënten wat betreft de bewaartermijn. In de praktijk wordt er echter veel belang aan gehecht om dossiers te bewaren tot het moment dat de minderjarigen volwassen zijn. Voor de medische gegevens van minderjarigen geldt een bewaartermijn van 15 jaar die ingaat vanaf als de betrokkene meerderjarig wordt, dus vanaf het 18e jaar.
Een kortere termijn:
De bewaartermijn kan alleen doorbroken worden door het vernietingsrecht van de patiënt. Zie document: het logopedisch patiëntendossier, patiëntenrechten.
Zorgvuldig bewaren:
Uit artikel 5 AVG volgt dat persoonsgegevens alleen mogen worden verwerkt voor het doel waarvoor deze zijn verkregen. Ook mogen persoonsgegevens niet langer mogen worden bewaard dan noodzakelijk is gelet op het doel. De persoonsgegevens moeten voldoende worden beveiligd.
Dit houdt in dat we persoonsgegevens op een goede manier in het dossier moeten opnemen, of juist weg moeten laten. Zie document: het logopedisch patiëntendossier, patiëntenrechten. Maar deze bepaling houdt tevens in dat we zorgvuldig met deze vertrouwelijke gegevens om moeten springen.
Dit wordt aangevuld door artikel 32 AVG: De verwerkingsverantwoordelijke treft rekening houdend met de stand van de techniek, de uitvoeringskosten alsook met de aard, de omvang, de context en de verwerkingsdoeleinden en de qua waarschijnlijkheid en ernst uiteenlopende risico’s voor de rechten
Versie februari 2019 2
en vrijheden van personen passende technische en organisatorische maatregelen om een op het risico afgestemd beveiligingsniveau te waarborgen.
Wat betekent dit concreet voor de logopedist?
De logopedist/praktijkhouder zal als verwerkingsverantwoordelijke in de zin van de AVG de praktijk zo moeten inrichten en de nodige beveiligingsmaatregelen moeten nemen dat de gegevens van de patiënt afdoende beschermd zijn tegen toegang door onbevoegden.
Bijvoorbeeld d.m.v. een goed beveiligde computer en een afgesloten dossierkast. Maar ook door het zorgvuldig vernietigen van gegevens; niet door bijvoorbeeld achteloos een verslag in de prullenmand te gooien dat later door de schoonmaker gelezen kan worden. Ook door zorgvuldig om te gaan met papieren dossiers; dus niet door de dossiers of verslagen in de praktijk te laten slingeren, -mee naar huis te nemen, -in de auto laten te liggen of door ze mee te geven aan stagiaires. Dit vergroot de kans op verlies, diefstal en daarmee onrechtmatig gebruik.
Voor een logopedisten die werken in een (grote)instelling betekent artikel 32 AVG dat de ‘verwerkingsverantwoordelijke’ binnen de instelling, dit is bijvoorbeeld de Raad van Bestuur als het om een ziekenhuis gaat, duidelijk dient te maken (bijvoorbeeld via een overzicht) welke personen op de diverse afdelingen binnen de instelling toegang hebben tot welke gegevens. Als het om (para) medische gegevens gaat zal ‘de verwerkingsverantwoordelijke’ dit samen met de andere hulpverleners (logopedist) bepalen of aan hen delegeren en het resultaat binnen de instelling bekend moeten maken. De logopedist die werkzaam is in een instelling dient het privacybeleid van de instelling na te leven. Op deze manier is de bescherming van medische gegevens inzichtelijk en gewaarborgd.
Zorgvuldig bewaren van elektronische dossiers:
Hiervoor bestaan zogenaamde NEN-normen. (NEN-7510, NEN- 7512 en NEN-7513; de normen voor informatiebeveiliging in de zorg) Voor de kleinere praktijken, zoals logopediepraktijken is er een viertal vragen om te checken of de praktijk voldoet aan de minimumeisen ter beveiliging (Zie kader). Als alle vragen met ja beantwoord kunnen worden, voldoet de praktijk aan de minimumeisen.
1. Zijn de computers beveiligd tegen oneigenlijke toegang? (codes, virussoftware, firewall).
2. Worden de nieuwe releases van de gebruikte beveiligingssoftware binnen een week geïnstalleerd?
3. Wordt er dagelijks een back-up gemaakt van het systeem?
4. Wordt deze back-up van het systeem buiten de praktijk bewaard?
Geheimhouding:
Zorgvuldig gebruik houdt tevens een stuk geheimhoudingsplicht in: opletten aan wie de gegevens verstrekt of meegegeven worden.
Medische gegevens, waaronder ook paramedische gegevens, zijn hoogstpersoonlijk en de logopedist dient hier uiterst zorgvuldig mee om te gaan. De gegevens mogen alleen door bevoegde personen worden ingezien. Dit zijn degene die rechtstreeks betrokken zijn bij de zorgvraag, dus de behandelend logopedist, huisarts, of de waarnemer en daarnaast ook de patiënt zelf. Indachtig het uitgangspunt van de AVG dat eenieder het recht heeft te weten wie er gegevens over hem/haar en met wie deelt, is het van belang dat de logopedist de patiënt informeert met wie en welke gegevens worden gedeeld.
Als de patiënt daar uitdrukkelijk toestemming voor geeft mogen anderen dan de rechtstreeks bij de zorgvraag betrokken zorgverleners het dossier ook inzien. Dit geldt ook indien er zwaarwegende redenen zijn, bijvoorbeeld als er sprake is van een noodtoestand in de zin van een conflict van plichten of bij signalen die wijzen op kindermishandeling en/of huiselijk geweld, kan het in het belang van de patiënt noodzakelijk zijn dat informatie met anderen wordt gedeeld.
Wanneer gegevens gebruikt worden voor wetenschappelijk onderzoek of voor intercollegiaal overleg (niet rechtstreeks betrekking hebbend op de behandeling), moet de anonimiteit gewaarborgd zijn en
Versie februari 2019 3
blijven (de gegevens mogen niet herleidbaar zijn tot de individuele patiënt). Indien de anonimiteit niet kan worden gewaarborgd, mogen alleen die gegevens mogen worden gebruikt waar de patiënt (schriftelijk) toestemming voor heeft gegeven.
Ook indien verzekeringsmaatschappijen (bijvoorbeeld bij letselschade) of juridische adviseurs een verzoek doen tot informatieverstrekking over patiënten, de behandeling en de prognose, is toestemming van de patiënt vereist.
“Zorgverleners worden regelmatig geconfronteerd met het verzoek van een zorgverzekeraar om medische informatie te verstrekken. De verzekeraar twijfelt bijvoorbeeld of de verleende zorg wel voldoende doelmatig was. Of de verzekeraar moet toestemming geven voor een bepaalde behandeling en vraagt daarvoor om informatie (machtigingsprocedure). Het medisch beroepsgeheim mag echter maar in een beperkt aantal gevallen worden doorbroken, bijvoorbeeld na gerichte toestemming van de patiënt of wanneer dat bij of krachtens een wettelijke bepaling wordt verplicht. Als de zorgverzekeraar een materiele controle uitvoert dan mag niet zonder meer inzage in dossiers worden gevraagd. Eerst zal bekeken moeten worden of de controle op minder ingrijpende wijze kan worden gedaan, bijvoorbeeld door te kijken naar het behandelgemiddelde of de agenda van de logopedist.